Privacy Policy

Privacyreglement FOTOGROEP BEST

Algemeen
Het bestuur van de FOTOGROEP BEST hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de FOTOGROEP BEST worden verzameld en Verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
FOTOGROEP BEST is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen. 
Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de FOTOGROEP BEST.
Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de FOTOGROEP BEST met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.

Website
De webmaster van FOTOGROEP BEST is verantwoordelijk voor deze website.
De website van FOTOGROEP BEST is WWW.FOTOGROEPBEST.NL.

Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van FOTOGROEP BEST en beschrijft hoe FOTOGROEP BEST omgaat met de privacy van Betrokkenen.

Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de FOTOGROEP BEST.

Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de FOTOGROEP BEST, de doeleinden van de gegevensverwerking door de FOTOGROEP BEST, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.

Als u deze website bezoekt of Lid bent van de FOTOGROEP BEST, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de FOTOGROEP BEST uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de FOTOGROEP BEST zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

Begrippen
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.

• De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
• Het privacyreglement: dit reglement;
• Verantwoordelijke: FOTOGROEP BEST;
• Beheerder: de secretaris van FOTOGROEP BEST;
• Webmaster: de webmaster van FOTOGROEP BEST, die de website beheert;
• Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
• Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden o.a. de clubsecretaris en de webmaster van FOTOGROEP BEST bedoeld;
• Derden: personen en instanties buiten de FOTOGROEP BEST;
• Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
• Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
• Leden: Hiermee worden de leden van de FOTOGROEP BEST bedoeld;
• Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.

Doeleinden
De FOTOGROEP BEST verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG). Dit zijn:

• Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de FOTOGROEP BEST, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;
• Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de FOTOGROEP BEST.
• Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van FOTOGROEP BEST.
• Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
• Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de FOTOGROEP BEST en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de FOTOGROEP BEST, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
• Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
• Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.

Rechtmatige grondslag
De FOTOGROEP BEST verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan de Betrokkene onderdeel was;
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;
• Voor de goede vervulling van de taak, die FOTOGROEP BEST vervult;
• Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking.

Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking
De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.

Persoonsgegevens
De FOTOGROEP BEST Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:

• Leden van de FOTOGROEP BEST;
• Personen die de FOTOGROEP BEST om informatie of documentatie hebben verzocht of hebben toegestuurd;
• Personen met wie de FOTOGROEP BEST een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.

Leden worden geregistreerd via het secretariaat van FOTOGROEP BEST.
In de leden administratie worden de volgende gegevens vastgelegd:

• Pasfoto of avatar
• Achternaam
• Tussenvoegsel
• Voornaam
• Adres
• Postcode
• Woonplaats
• Telefoonnummers
• Geslacht
• Email adres
• Geboortedatum
• Ingang lidmaatschap
• Einde lidmaatschap

De Webmaster maakt op de website van FOTOGROEP BEST een account aan voor de leden:

• Gebruikersnaam
• Wachtwoord
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• E-mailadres

Daarna kunnen leden zelf, via hun account, informatie over zichzelf toevoegen aan de website van FOTOGROEP BEST.

Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering.

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
De FOTOGROEP BEST verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden.

Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.

De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.

Persoonsgegevens van Betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van FOTOGROEP BEST, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging
De FOTOGROEP BEST draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van FOTOGROEP BEST en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.

Rechten van betrokkenen
De Betrokkene heeft de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de FOTOGROEP BEST te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de FOTOGROEP BEST om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de FOTOGROEP BEST te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn om deze Persoonsgegevens niet te vergeten.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. De FOTOGROEP BEST zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Website van FOTOGROEP BEST
De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die FOTOGROEP BEST heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. De FOTOGROEP BEST maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene.

Cookies
Op de website van FOTOGROEP BEST kunnen cookies gebruikt worden.

Private logging
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het IP-adres niet vast te leggen.
Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd.

Links naar websites van derden
Op de website van FOTOGROEP BEST zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. De FOTOGROEP BEST is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).

De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van FOTOGROEP BEST worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen
In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de FOTOGROEP BEST.
Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.
Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.

Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van 20 november 2018 en zal vanaf die datum in werking treden.